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      政策法規
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      上海市“一網通辦”電子檔案管理暫行辦法(滬府辦發〔2018〕36號)

      上海市“一網通辦”電子檔案管理暫行辦法

      第一章 總則

      第一條(目的依據)

      為推進政務服務“一網通辦”,規范本市電子檔案管理,確保電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用,根據有關法律、法規和《上海市公共數據和一網通辦管理辦法》,制訂本辦法。

      第二條(適用范圍)

      本辦法適用于本市各級行政機關、履行公共管理和服務職能的事業單位(以下統稱“公共管理和服務機構”)在政務服務“一網通辦”中直接形成、具有保存價值的各種類型的電子檔案管理。涉及國家秘密的電子檔案管理,按照有關保密法律、法規的規定執行。

      第三條(管理原則)

      “一網通辦”電子檔案是公共管理和服務機構依法履行職能的重要憑證,是國家檔案信息資源的重要組成部分,其管理遵循以下基本原則:

      (一)統籌規劃。將電子檔案管理納入本市政務服務“一網通辦”工作總體規劃,實行統一規劃、統一標準、統一流程。

      (二)全程管理。根據電子檔案的特點和管理要求,建立嚴密、完整的管控體系,對政務服務“一網通辦”中應歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與整理、保存與利用、移交與接收等,實行全程管理。

      (三)方便利用。充分發揮電子檔案高效、便捷的優勢,實現政務服務“一網通辦”中電子檔案分層次、分類別、按需求、按權限的共享利用。

      (四)確保安全。嚴格按照有關法律法規的要求,采取有效的技術手段和管理措施,確保電子檔案的真實、完整、可用、安全。

      第四條(概念界定)

      本辦法所稱的電子文件,是指公共管理和服務機構在履行其法定職責或處理事務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。

      本辦法所稱的電子檔案,是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

      第五條(職責分工)

      市、區檔案行政管理部門依照管理職責,負責管轄范圍的政務服務“一網通辦”中電子檔案管理的監督和指導。

      公共管理和服務機構承擔“一網通辦”電子檔案管理的主體責任,應指定專人負責電子檔案管理,確保電子檔案真實、完整、可用、安全。市大數據中心在市檔案局的業務指導下,建設和完善“一網通辦”在線政務服務平臺電子檔案管理系統。

      市、區國家綜合檔案館應按照相關規定,開展電子檔案接收工作,促進電子檔案規范接收、長久保存和共享利用。

      第六條(系統功能)

      “一網通辦”在線政務服務平臺以及公共管理和服務機構政務服務業務系統應按照《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194-2012)、《電子文件管理系統建設指南》(GB/T31914-2015)、《電子檔案管理系統基本功能規定》等標準規定,建設和完善電子檔案管理基本功能。

      (一)收集與采集功能。能以自動或半自動方式,完整收集形成于不同職能部門的各類應歸檔電子文件、采集必要元數據,實現電子文件的內容數據、元數據、目錄數據、各組件的自動關聯。

      (二)歸檔與整理功能。內置電子檔案分類方案、檔號規則、歸檔范圍與保管期限表、元數據方案等,具備歸檔電子文件的自動歸類、排序、命名、編號、編目、著錄和格式轉換等功能,并按照國家和本市有關規定,生成歸檔數據包,或向歸檔接口推送歸檔數據。

      (三)保存與利用功能。支持數字檔案信息和存儲介質的長期保存,具備電子檔案及其數據庫在線存儲、離線存儲、備份與恢復功能。具備電子檔案的檢索、篩選、輸出和利用登記功能,支持在線申請、審批、閱覽、授權下載與打印。

      (四)移交與接收功能。支持不同門類電子檔案及其元數據向檔案館移交,按照國家和本市有關規定生成移交數據包,或向電子檔案接收平臺推送移交數據,并具備規范格式的電子檔案在線接收和離線接收功能。

      第七條(法律效力)

      “一網通辦”電子檔案應具備法律、法規規定的原件形式,收集、歸檔、保存、利用、移交、接收等關鍵環節應有可靠的技術保障措施,確保其信息真實、內容完整、來源可靠,能有效利用。

      真實、完整、可用、安全的電子檔案,與紙質檔案具有同等法律效力,法律、法規另有規定的除外。

      第二章 收集與采集

      第八條(歸檔電子文件收集)

      公共管理和服務機構應按照有關規定,完整收集本單位在政務服務“一網通辦”中形成、辦理的文本、圖像、音頻、視頻、多媒體等不同形式的應歸檔電子文件。

      第九條(元數據采集)

      公共管理和服務機構在電子文件形成、辦理過程中,應采集必要的背景、結構、簽署、時間、業務行為等元數據,元數據各要素應符合《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54-2014)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63-2017)等標準規定。

      第十條(格式要求)

      公共管理和服務機構收集、采集的應歸檔電子文件及其元數據格式,須符合《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的電子文件封裝規范》(DA/T48-2009)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894-2016)等標準規定,并能夠支持國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。

      第三章 歸檔與整理

      第十一條(歸檔范圍)

      公共管理和服務機構應按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《照片檔案整理規范》(GB/T11821-2002)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008)等規定,制定本單位“一網通辦”電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表,并結合實際,予以動態調整和補充完善。

      第十二條(保管期限)

      “一網通辦”電子檔案保管期限,一般為永久、定期(30年、10年)。

      第十三條(歸檔時間)

      公共管理和服務機構應對“一網通辦”中辦結的具有保存價值的電子文件即時歸檔,定期導入相應的電子檔案管理系統,并由本單位檔案部門負責管理。

      第十四條(歸檔方式)

      “一網通辦”電子文件可通過計算機網絡進行在線歸檔,也可以存儲在脫機載體上進行離線歸檔。

      歸檔電子文件可單獨采用電子歸檔形式,法律、法規另有規定的除外。行政審批的結論性文件中具有永久保存價值的電子文件,應轉換為紙質文件或縮微膠卷并同時歸檔。

      第十五條(檔案整理)

      公共管理和服務機構應按照《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50-2014)等標準規定,對應歸檔電子文件進行排序、編號等系統整理,組成保管單位,對電子檔案進行命名和有序存儲,保持檔案之間的有機聯系。

      第十六條(“四性”檢測)

      “一網通辦”電子文件歸檔時,應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T70-2018)進行真實、完整、可用、安全方面的檢測,并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894-2016)的要求,向本單位檔案部門辦理歸檔手續。

      第四章 保存與利用

      第十七條(數據存儲)

      公共管理和服務機構應根據“一網通辦”電子檔案的重要程度以及利用需要,選擇符合規范的在線存儲和離線存儲方式存儲電子檔案內容數據、目錄數據、元數據和各類管理日志。

      第十八條(數據備份)

      公共管理和服務機構應按照《上海市電子檔案和數字化檔案備份辦法》,制訂“一網通辦”電子檔案的備份策略,開展在線備份和離線備份工作。

      第十九條(利用方式)

      公共管理和服務機構應以權限管理為基礎,提供“一網通辦”電子檔案的多途徑、多角度利用,利用方式包括瀏覽、檢索、復制、下載、打印、借閱、接口調用等,電子檔案的利用應嚴格遵守檔案利用和保密安全的相關規定。

      第二十條(利用服務)

      “一網通辦”電子檔案利用服務過程中,應做好利用登記和利用審批,記錄利用效果。

      第五章 移交與接收

      第二十一條(檔案移交)

      公共管理和服務機構應按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求,向同級國家綜合檔案館移交“一網通辦”電子檔案。移交的基本要求為:

      (一)保管期限為永久、30年的電子檔案列入移交范圍。

      (二)電子檔案一般自形成之日起5年內移交。對于有特殊要求的電子檔案,可適當延長移交時間。

      (三)“一網通辦”在線政務服務平臺保存的電子檔案,通過計算機網絡進行在線移交。線下窗口保存的電子檔案,可存儲在脫機載體上進行離線移交。

      第二十二條(檔案接收)

      市、區國家綜合檔案館應按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求,接收“一網通辦”電子檔案。接收的基本要求為:

      (一)檔案館接收電子檔案的范圍,參照國家和本市有關檔案進館范圍的規定執行。

      (二)檔案館應建立電子檔案接收平臺,對“一網通辦”電子檔案進行在線接收和離線接收。

      (三)檔案館應按照規定的格式和質量要求,接收“一網通辦”電子檔案,并辦理電子檔案移交接收手續。

      第六章 附則

      第二十三條(遵照執行)

      水務、電力、燃氣、通信、公共交通、民航、鐵路等公用事業運營單位在依法履行公共管理和服務職責過程中形成的電子檔案的管理,適用本辦法。

      第二十四條(參照執行)

      運行經費由本市各級財政保障的其他機關、團體等單位以及中央國家機關派駐本市的相關管理單位在依法履行公共管理和服務職責過程中形成的電子檔案的管理,可參照本辦法執行。

      第二十五條(施行日期)

      本辦法自2018年11月1日起施行,有效期至2020年10月31日。

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